Zakupy to nie tylko zaopatrzenie, dział zakupów w firmie handlowej to często dział zarządzania produktem, czyli szeroko rozumiany product management. W takim układzie osoba ds. zakupów ma ogromny wpływ na sukces handlowy firmy oraz jej najważniejsze wskaźniki finansowe. Taki model działu zarządzania produktem spotykamy często w firmach dystrybucyjnych oraz sieciach w branżach IT, CE i AGD. Tutaj kierownik ds. zakupów, poza wysokimi umiejętnościami negocjacyjnymi i znajomością rynku, musi ciągle się rozwijać także w innych kierunkach.

Osoba zajmująca się zakupami w takim modelu jest odpowiedzialna za wiele wskaźników takich jak m. in.: stany magazynowe, rotacja per produkt na magazynach, ciągłość dostępności, wiekowanie stanów magazynowych w detalu i w hurcie, traffic w intrenecie, traffic naziemny, sprzedaż B2B i B2C, terminy płatności, marża, zysk brutto, zysk netto.

Warunkiem sine qua non dla takiej osoby w firmie także jest umiejętność szerokiej analizy rynku po kategorii, potrzeb konsumentów, analizy trendów rozwoju produktów, w poszczególnych kategoriach produktowych a także udział przy planowaniu ekspozycji.

Jak osiągnąć konsensus z dostawcą/vendorem przy tylu KPI, przy tak szerokim wachlarzu potencjalnych konfliktów? Jak nie zrazić do siebie dostawcy jednocześnie broniąc asertywnie interesów firmy? Jak zbudować trwałą współpracę dążąc do relacji win-win, kiedy jest tyle punktów zapalnych? To są jedne z pierwszych pytań, które zadajemy sobie przed negocjacjami handlowymi.

Nie ma tutaj złotej rady, która rozwiąże nasze wszystkie nasze bolączki. Każde negocjacje są indywidualne i musimy się do nich przygotować odrębnie, dlatego podzielę się kilkoma radami jak negocjować skutecznie przy dążeniu do relacji win – win.

1. Nie działaj sztampowo

Do każdych negocjacji przygotuj się tak jak by to był twój pierwszy dostawca, twoje pierwsze negocjacje. Właściwa diagnoza dostawcy, merytoryczne przygotowanie pozwoli na starcie wejść na właściwe tory.

2. Patrz na potrzeby dostawcy

Właściwa analiza potrzeb dostawcy pozwoli ci na złożenie odpowiedniej propozycji, która jest zbieżna z twoimi oczekiwaniami, a jednocześnie będziesz mógł przygotować BATNA, jeżeli rozmowy szłyby w złym kierunku.

3. Mądrze komunikuj swoje potrzeby

Świadomość tego, czego w pełni oczekujemy, jest kluczowa i choć wydaje się nam, że przecież to oczywiste, czasem zapominamy o niuansach i często też komunikujemy je w niewłaściwy sposób - np. zbyt otwarcie, przez co tracimy pozycję negocjacyjną, lub zbyt skrycie i asekuracyjnie, przez co nasz dostawca jest zdezorientowany.

4. Pokaż, że jesteś człowiekiem 

Każde negocjacje dla dostawcy są stresujące - on także ma swoje KPI, które musi zapewnić dla pracodawcy. Nie eskalujmy niepotrzebnych napięć, starajmy się utrzymać atmosferę merytoryki i szukania konsensusu. Zmieńmy temat rozmowy na kilka chwil, porozmawiajmy o weekendzie lub przyszłych wakacjach.

5. Zakończ we właściwym momencie 

Zakończenie negocjacji to często newralgiczny moment spotkania. Wybranie właściwego momentu na zakończenie może mieć czasem kluczowy wpływ na finał i końcowy efekt rozmów. Jeżeli rokowania ugrzęzły w martwym punkcie i konflikt narasta, nie ma sensu przeć na siłę. Zróbmy przerwę lub zaproponujmy spotkanie/kontakt w innym terminie by móc na spokojnie przemyśleć argumenty strony przeciwnej. Jeżeli zbyt szybko osiągnęliśmy to, co sobie założyliśmy przed spotkaniem to nie koniecznie oznacza, że mamy wszystko, co chcieliśmy. To może być sygnał, że coś przeoczyliśmy albo pozwoliliśmy przemycić niekorzystny dla nas punk. Nie kończ negocjacji tylko zrób analizę swoich potrzeb vs potrzeby dostawcy.

Może te rady nie rozwiążą wszystkich waszych problemów, ale jestem przekonany, że zwrócą uwagę na jedne z kluczowych aspektów negocjacji i pomogą wam w szukaniu realizacji KPI w relacji win – win z dostawcą.

Autor: Bartłomiej Kaczmarek, COO Belini Group Poland

Porozmawiaj z autorem artykułu podczas "Forum Zakupy", 23 marca, Online >>