5 rad dla zakupowców
Czasy, kiedy od kupców i dyrektorów zakupów oczekiwano wyłącznie cięcia kosztów definitywnie się skończyły. Szczególnie w pandemii.
Zakupy zyskują na znaczeniu, wnoszą wartość dodaną do całej organizacji, weszły często na poziom strategiczny, często mając ogromny wpływ na marżowość firm.
Zawód kupca rozszerzył swoje obowiązki od powszechnie znanego „zamawiania” a czasem jeszcze nawet „zaopatrzenia” do wprowadzania innowacji, skracania czasu wejścia produktu na rynek, negocjacji długoterminowych umów, dbaniu o transparentne, ale zarazem kluczowe relacje z dostawcami, po opiekę operacyjną nad skutecznością dostaw.
Dzisiejsi najlepsi kupcy w większości dużych organizacji nie są już tylko pracownikami operacyjnymi. Jakie cechy wyróżniają najlepszych kupców? Na czym się skupić, nad czym warto popracować, aby rzeczywiście pomóc „kupiecko” organizacji i z „chłopca na posyłki” zostać liczącym się w całym przedsiębiorstwie partnerem dla biznesu.
„Zakupowcy”, kilka rad dla nas. „Partnerzy biznesowi” „zakupowców” – pomóżcie we wzmocnieniu zakupów w Waszych organizacjach.
1. Bądźmy empatyczni - uważnie słuchajmy potrzeb „biznesu”
Próbujmy się wsłuchać w potrzeby „biznesu”. Zanim zaczniemy proponować gotowe rozwiązania w zakresie poszczególnych kategorii czy procesów zakupowych wysłuchajmy oczekiwań naszych Partnerów Biznesowych. Może być to oczywiście pewien „koncert życzeń”, ale rozsądna rozmowa w oparciu o ofertę rynkową, bardziej wnikliwą analizę pomoże nam znaleźć kompromis dla dobra firmy.
Każdy zdaje sobie sprawę z funkcjonujących w organizacji procesów biznesowych, a większość rozumie nawet sens ich istnienia. Jeśli w zaangażowaniu zakupów partner biznesowy nie widzi sensu, to należy zrobić sobie „zakupowych rachunek sumienia”, wziąć białą kartkę i „napisać zakupy od nowa”. Na końcu równania szef zakupów powinien być jak właściciel firmy, który próbuje sprzedać swój produkt. Tyle, że naszym klientem jest „biznes”, a produktem usługi zakupowe. Nawet najlepszy produkt bez popytu szybko znika z rynku. Pamiętajmy o tym!
2. Budujmy relacje, trwałe wyniki współpracy niebawem się pojawią
Większość projektów upada ze względu na słabą komunikację. Komunikacja to podstawa dobrej relacji. Zidentyfikujmy głównych zaangażowanych, tzw. „interesariuszy” w procesie zakupowym, nakreślmy plan działania i komunikacji względem nich zastanawiając się na jakiej pomocy zależy im od nas. Może rzeczywiście chcą skoncentrować się na swojej głównej działalności a z czasem nas zacząć traktować jako mocne wsparcie, które zapewni oszczędności będące wspólnym sukcesem?
3. Ważne jest tempo – niezbędne jednak coś „na szybko” – Quick wins + dłuższe, wymagające projekty z trwałym wpływem na organizację – oszczędności, transparentność i tempo!
„Quick winy” – szybkie oszczędności - pokażmy organizacji co wnoszą zakupy: na nowych projektach i kategoriach zawsze jest tego trochę więcej – innowacje, alternatywni dostawcy, specyfikacje itp. W dłuższym terminie pomożemy przy opracowywaniu nowych produktów lub usług, wdrożymy strategie „early procurement involvement” postaramy się być rzeczywistym, solidnym partnerem przy strategicznych projektach. Otworzymy firmę na rynek, transparentnie pozyskamy wiedzę od dostawców, przecież to oni najlepiej znają swoje produkty i usługi – wykorzystajmy to!
4. Nasi „ambasadorzy” – pozyskajmy wsparcie przedstawicieli zarządu/właścicieli
Pozyskaj sympatię i poparcie choć jednego interesariusza – będzie łatwiej. Wyników naszej pracy – wkładu Zakupów często nie widać – komunikujmy nasz wkład i sukcesy również „w górę” naszej organizacji! Oczywiście potrzebne jest wsparcie przełożonych, Zarządu czy Dyrektora Finansów, przede wszystkim w sytuacjach bardziej skomplikowanych, gdzie ciężko o kompromisy w ramach tandemu – zakupów i „biznesu”. Pamiętajmy, na wsparcie musimy sobie jednak zawsze zapracować!
5. Zachowajmy zdrowy rozsądek – „biznes” to partnerzy, którzy potrzebują prawdziwego wsparcia
Bez względu na to z kim prowadzimy projekt, przede wszystkim musimy odpowiedzieć sobie na pytanie „dlaczego realizujemy ten zakup?” I to nie raz, ale kilka razy, pogłębiając to pytanie po każdej odpowiedzi, aby dotrzeć do korzeni potrzeby biznesowej z tym zakupem związanej. Często nie jesteśmy w stanie sobie odpowiedzieć na te pytania samodzielnie i potrzebujemy pomocy „biznesu”. I to jest drugi krok w budowaniu sukcesu zakupów w organizacji. Umiejętność przyznania się do niewiedzy i chęć zrozumienia drugiej strony, jej racji i motywacji działania. Trzecim i ostatnim krokiem na tej drodze jest brak faworyzowania partnerów biznesowych. W ten sposób budujemy swoją markę i wiarygodność wewnątrz naszej firmy.
To małe, ale jednocześnie bardzo ważne działania, dzięki którym rośnie znaczenie zakupów w organizacji. A może też warte do wykorzystania przez inne działy?
„Zakupowcy” do dzieła!
