Legal Project Management, czyli systemowe podejście do złożonych projektów prawnych
Usługi prawne, tak jak wiele innych elementów nowoczesnej gospodarki, ulegają coraz większemu skomplikowaniu. Postępująca inflacja prawna sprawia, że zbiór norm regulujących funkcjonowanie przedsiębiorstw powiększa się wykładniczo. Dodatkowo postępuje globalizacja procesów gospodarczych, co stawia przed kancelariami prawnymi obsługującymi największe międzynarodowe projekty zupełnie nowe wyzwania.
Oczekiwania klientów rosną – oprócz wysokiej jakości usług prawnych świadczonych w kilkunastu jurysdykcjach jednocześnie, klienci coraz częściej oczekują również klarownego i kompletnego planu wdrożenia projektu, monitoringu postępu w czasie, efektywnej komunikacji pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi w projekt zespołami i dyscypliny budżetowej. Tym potrzebom odpowiada nowa usługa oferowana przez wiele największych kancelarii prawnych na świecie: Legal Project Management.
Weź udział w kolejnej edycji Forum Dyrektorów Działów Prawnych >>
Jej powstanie sygnalizowało początek systemowego podejścia do wielkoskalowych projektów prawnych, którymi zaczęli zarządzać doświadczeni eksperci posiadający wiedzę nie tylko z zakresu wielu dziedzin prawa, ale również nowoczesnych metodologii zarządzania, legal tech, finansowania czy planowania podatkowego. Obecnie niemal każda z większych kancelarii londyńskiego City posiada tego typu usługę w swoim portfolio, a jej popularność w Europie od kilku lat nieustająco rośnie.
Powstanie usługi Legal Project Management sygnalizowało początek systemowego podejścia do wielkoskalowych projektów prawnych, którymi zaczęli zarządzać doświadczeni eksperci posiadający wiedzę nie tylko z zakresu wielu dziedzin prawa, ale również nowoczesnych metodologii zarządzania, legal tech, finansowania czy planowania podatkowego.
Jak wygląda w praktyce zarządzanie projektem przez Legal Project Managera (LPM) na przykładzie międzynarodowej reorganizacji działalności gospodarczej?
Na początku projektu LPM wraz z partnerem i klientem ustalają cele biznesowe, oczekiwane rezultaty w poszczególnych jurysdykcjach bądź pionach biznesowych, plan projektu, listę zaangażowanych doradców prawnych, podatkowych, biznesowych bądź technicznych, sposób finansowania projektu i docelowe przepływy finansowe, mapę potencjalnych obszarów ryzyka (często indywidualną dla danego klienta ze względu na specyfikę jego działalności) oraz ewentualne inne szczególne cechy danej transakcji. W dalszej kolejności planują fazy i zadania projektowe, określają wzajemne zależności pomiędzy obszarami prac poszczególnych zespołów (zarówno zewnętrznych, jak i po stronie klienta), kamienie milowe oraz ustalają terminy wynikające bezpośrednio z przepisów, terminy transakcyjne, jak również te wynikające z konieczności oczekiwania na reakcję stosownych organów administracji bądź osób trzecich.
W trakcie trwania projektu LPM nie tylko na bieżąco monitoruje postęp oraz szacuje ryzyko przesunięcia się ustalonych terminów ze względu na jakiekolwiek wyzwania, które ciężko było przewidzieć w początkowej fazie planowania, ale również aktywnie angażuje narzędzia typu legal tech (w tym AI/LLM) w celu częściowej automatyzacji procesów (automatyczne przypomnienia, aktualizacje list dokumentów, aktualizacje statusów) oraz prawidłowego zarządzania dokumentami.
W niepewnych czasach niestabilności gospodarczej klienci niezwykle cenią sobie również transparentność budżetową, którą LPM zapewnia przez cały cykl trwania projektu.
Jest to istotne zwłaszcza w globalnych projektach, gdzie liczba dokumentów, w tym pełnomocnictw, zgód korporacyjnych, właściwych dokumentów transakcyjnych i załączników - potrafi sięgać kilkudziesięciu tysięcy. Ponadto prawidłowo zastosowane przez LPM narzędzie AI potrafi w kilka minut przeanalizować tysiące stron umów w kilku językach oraz odfiltrować wybrane dane finansowe, postanowienia dot. prawa właściwego, kar umownych czy określonych klauzul umownych, co z kolei oszczędza wiele godzin pracy prawników, a w konsekwencji stanowi ogromną oszczędność finansową dla klienta.
W tym miejscu warto wskazać, że w niepewnych czasach niestabilności gospodarczej klienci niezwykle cenią sobie również transparentność budżetową, którą LPM zapewnia przez cały cykl trwania projektu. Od prawidłowej wyceny prac (w tym w ramach tzw. APA, Alternative Pricing Arrangements) oraz alokowania odpowiednich części budżetu do poszczególnych faz i zadań projektowych, poprzez monitoring konsumpcji budżetu w ustalonych okresach oraz raportowanie wszelkich możliwych odstępstw ze względu na zmianę zakresu prac w trakcie projektu, aż do finalnego rozliczenia – LPM gwarantuje dyscyplinę finansową w ramach wcześniej ustalonego budżetu projektowego.
Pełna lista specjalistycznych usług świadczonych przez LPM jest dużo dłuższa – i można śmiało stwierdzić, że obecnie trudno sobie wyobrazić przeprowadzenie globalnego projektu w sprawny sposób zapewniający pełną kontrolę nad całym procesem bez wsparcia LPM oraz prawidłowo skalibrowanych narzędzi legal tech.
Autorzy:
Aleksandra Dziemaszkiewicz-Kwiecińska, zarządzająca zespołem LPM na obszar Europy Kontynentalnej w Clifford Chance
Igor Michalak, regionalny LPM w Clifford Chance
