Unikalność kluczem sukcesu firmowego eventu
Event stał się narzędziem dającym firmom nie tylko możliwość promowania się i budowania wizerunku, lecz także wzmocnienia relacji, a co za tym idzie, lojalności partnerów lub pracowników.
Event stał się narzędziem dającym firmom nie tylko możliwość promowania się i budowania wizerunku, lecz także wzmocnienia relacji, a co za tym idzie, lojalności partnerów lub pracowników. Sukcesem wydarzenia nie jest już tylko perfekcyjna organizacja, ale to jak event został zapamiętany i czym wyróżnia się na tle konkurencji.
Każdy event to projekt, który można porównać do wykończenia mieszkania lub realizacji inwestycji. Składa się ze stałych elementów, którymi trzeba odpowiednio zarządzać. Najprościej te niezmienne obszary wyznaczyć za pomocą czterech pytań: Kto? czyli zasoby ludzkie, które mają wykonać nasz projekt; Co? czyli szczegółowy zakres wydarzenia oraz jasno sprecyzowane cele; Kiedy? czyli rozłożenie zakresu w czasie z przypisanymi zasobami; Ile? czyli budżet, który łączy wszystkie wcześniej wymienione elementy. Praca „na budżecie” jest kluczowa dla powodzenia całości, chociaż bardzo istotne w zarządzaniu projektem eventowym jest dbanie o każdy z wymienionych aspektów. Doświadczenie pokazuje jednak, że Klienci często mają tendencję skupiania się na jednym lub dwóch obszarach nie poświęcając uwagi pozostałym.
Obecnie event traktowany jest przez wiele firm jako bardzo ważny element działań B2B, dlatego rynek profesjonalizuje się po stronie organizatorów, agencji oraz obiektów. Dobra organizacja – oparta o wymienione elementy - zawsze jest wyróżnikiem i przekłada się na pozytywną atmosferę podczas eventu. Jednak kluczowym celem jest zbudowanie unikalności wydarzenia w oparciu o atrybuty firmy, które chcemy zakomunikować naszym kontrahentom.
Pracę nad wydarzeniem można oprzeć o kilka narzędzi, z których szczególnie rekomenduję mapowanie punktów styku gości z wydarzeniem. Tworzymy tzw. Attendee Journey, czyli podróż uczestnika od momentu otrzymania zaproszenia, aż po maila z podziękowaniem oraz linkiem do galerii zdjęć z wydarzenia. Przygotowanie i analiza takiej mapy kontaktów da nam możliwość wybrania najważniejszych momentów eventu. Przypisując im odpowiednie atrybuty będziemy w stanie zrealizować założone wcześniej cele komunikacyjne.
Jeżeli firma buduje swój wizerunek w oparciu o innowacje, to pozytywne doświadczanie gościa eventu możemy budować przez wysyłkę interaktywnego zaproszenie, multimedialną formę przemówienia otwierającego całość (np. nagrane na green box) czy prezentację oferty w technologii VR (rzeczywistość wirtualna). Jeżeli elementem strategii jest budowanie na każdym etapie działań wartości dodanej, to z pozoru rozrywkowy event, może również zawierać krótkie, ale jednak wartościowe występy inspiracyjne (np. power speech). W ramach budowania agendy warto brać pod uwagę poziom emocji generowany podczas wydarzenia. Emocjami można zarządzać, można je wręcz wyreżyserować. Warto, aby najważniejsze elementy programu – te tworzące największą wartość z punktu widzenia firmy (np. przemówienia) – było odpowiednio poprzedzone innymi pozycjami w scenariuszu tak, aby krzywa emocji była na odpowiednim poziomie w kluczowych miejscach programu.
Event składa się z bardzo wielu sprzężonych ze sobą zmiennych, co wymusza jednocześnie szczegółowe podejścia i zarządzanie całością. Warto do eventu podejść narzędziowo, zgodnie z kanonami zarządzania projektami, co zapewni nam kontrolę nad wydarzeniem i pewność realizacji zakończonej sukcesem. Wizje bez spisanego planu są często iluzją i mogą dostarczyć rozczarowania. Naszym celem powinna być chwila, kiedy uczestnik wydarzenia wraca z eventu i może powiedzieć "tylko oni mogli to zrobić". To będzie ważny krok w pozycjonowaniu firmy i jednocześnie skuteczne narzędzie do realizacji celów biznesowych.
Autor: Adam Kowalczyk, Członek Zarządu, Walk Events
