Jak poradzić sobie z trudnościami pracy z domu?

Praca zdalna do niedawna była po prostu jednym z narzędzi coraz chętniej wykorzystywanych w firmach. W dobie pandemii COViD-19 stała się jednak praktyczną koniecznością, umożliwiającą dalsze funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw. Warto dowiedzieć się, jak poradzić sobie z pewnymi trudnościami, z którymi może się wiązać.

Praca z domu to dla jednych błogosławieństwo, inni nie najlepiej radzą sobie natomiast z jej niektórymi aspektami. W znacznej mierze wynika to z braku możliwości systemowego przejścia na ten tryb realizacji obowiązków. Co ważne: problemy w tym zakresie obserwują nie tylko pracodawcy, którzy dotychczas niezbyt chętnie odnosili się do tego zjawiska, ale również pracownicy przyzwyczajeni do zupełnie innego sposobu codziennego funkcjonowania. I jedni, i drudzy powinni spojrzeć na pracę przez internet w domu jak na znakomitą szansę, umożliwiającą nie tylko przetrwanie w dobie kryzysu, ale również osiąganie jeszcze lepszych rezultatów i zdecydowanie większej wydajności. Aby było to możliwe, należy rozprawić się z nieprawdziwymi mitami na temat home office i poznać fakty, pozwalające na czerpanie pełni korzyści z tego rozwiązania.

Praca z domu: więcej korzyści

Stosunek do pracy zdalnej wymaga pewnej rewizji. Chociaż sytuacja, w której znajdujemy się obecnie ze względu na epidemię koronawirusa, w znacznym stopniu zaburzyła nasze postrzeganie tego zjawiska, warto przypomnieć sobie, że jeszcze przed kilkoma tygodniami toczył się spór o to, czy jest to wyłącznie jeden z dodatkowych benefitów, który przemawia na korzyść pracodawcy w procesie rekrutacji, czy już pewnego rodzaju standard, z każdym dniem nabywający coraz większej popularności i stanowiący o przyszłości biznesu. Najlepiej świadczą o tym zresztą przeprowadzane badania: według „State Of Remote Work 2019” opracowanego przez Buffer 99% pracowników chętnie korzystałoby z pracy z domu do końca kariery. Tę tendencję widać również w Polsce. Badanie „Praca zdalna – jestem na TAK!” przeprowadzone przez Kantar Public na zlecenie Crossover pokazuje, że 57% pracowników na naszym rynku chciałoby pracować zdalnie. Najwyższa pora zmienić swoje postrzeganie tego modelu współpracy i stworzyć system umożliwiający wyciągnięcie z niego maksimum korzyści. Te mogą być naprawdę olbrzymie.

Zmiana nastawienia jest konieczna

Najczęściej problemy dotyczące pracy z domu zgłaszają pracodawcy. W ich przekonaniu brak fizycznej obecności pracownika w biurze wiąże się z mniejszą efektywnością, na czym cierpią obowiązki, a w konsekwencji także cała firma. Czy takie rozumowanie jest zasadne? Jak najbardziej nie. Obawy części pracodawców wynikają głównie ze strachu przed utratą możliwości sprawowania bezpośredniej kontroli nad pracownikiem. Tymczasem ta sama w sobie jest… wyjątkowo nieskuteczna. Świadczą o tym nie tylko subiektywne odczucia pracowników, ale również badania naukowe. Z analiz opublikowanych przez Timothy’ego Goldena oraz Raviego Gajendrana w „Journal of Business and Psychology” wynika, że wykonując skomplikowane zadania, wymagające skupienia i kreatywności, dużo lepiej radzimy sobie podczas pracy z domu niż w biurze. Wpływ ma na to wiele czynników: od komfortowej atmosfery po brak dodatkowych bodźców, z którymi nieodłącznie wiąże się firmowe życie.

Potrzeba nowego spojrzenia

Nie tylko naukowcy z Uniwersytetu Illinois dochodzą do takiej konkluzji. Wspiera ich wielu psychologów i socjologów, a niemal wszystkie badania dowodzą wymiernych korzyści, które z pracy z domu czerpie zarówno pracownik, jak i pracodawca. Profesor Jeanne Wilson z college’u w Williamsburgu zauważa ponadto, że podstawowym problemem w efektywnym przejściu na model pracy przez internet w domu jest nastawienie kadr menedżerskich. Te zupełnie błędnie podchodzą nie tylko do tego rozwiązania, ale również szerzej do zarządzania zasobami ludzkimi czy projektami. Podstawową trudnością związaną z pracą z domu jest przede wszystkim kwestia mentalna: aby osiągnąć najlepsze rezultaty, warto przeanalizować dostępne opracowania oraz suche fakty i zmienić swoje postrzeganie biznesowej rzeczywistości.

Każdy problem można rozwiązać

Oczywiście niekwestionowane korzyści wynikające z pracy z domu wcale nie sprawiają, że nie napotkamy na swojej drodze trudności i problemów. Jeżeli pozostawimy je same sobie, rzeczywiście mogą przełożyć się na obniżoną efektywność i znaczne obniżenie potencjału przedsiębiorstwa. Dzieje się tak jednak w przypadku każdego zamiatanego pod dywan problemu, nie jest to wyłącznie domena wprowadzenia do firmy trybu home office. Aby czerpać z niego korzyści i właściwie rozplanować cały proces, należy czerpać z wiedzy i doświadczeń innych. Znakomitą okazją do zdobycia wielu wartościowych informacji będzie wzięcie udziału w webcaście "Praca zdalna - jak uregulować zasady jej świadczenia", 29 kwietnia. Spotkanie z profesjonalistami pozwoli na spojrzenie na zjawisko pracy z domu z wielu perspektyw i odnalezienie rozwiązań, które idealnie sprawdzą się w przypadku konkretnej organizacji.

Recepta na pracę przez internet w domu

Istnieje kilka prostych wytycznych, dzięki którym wprowadzenie w firmie możliwości pracy z domu będzie skuteczne i satysfakcjonujące dla obu stron połączonych stosunkiem pracy. Jednocześnie warto mieć świadomość, że wiele zależy od charakterystyki konkretnego podmiotu, a więc m.in. branży, wielkości, struktury zarządzania oraz – co szczególnie ważne – kultury organizacyjnej. Dobre relacje i jasne zasady są podstawą funkcjonowania odpowiedzialnego biznesu, a o ich szczególnej roli przekonamy się, wprowadzając możliwość pracy zdalnej. Oto, na co należy zwrócić uwagę w pierwszej kolejności:

• Efekty są najważniejsze: czasami osoby sprawujące kontrolę nad pracownikami zapominają, że o wartości pracy nie świadczy wcale liczba godzin spędzonych przed monitorem, ale efektywność podejmowanych działań. Ostatecznie im wydajniejszy pracownik, tym większe korzyści osiąga zarówno on, jak i firma. Oceniając rezultaty pracy z domu, należy wiec skupić się nie na wyliczaniu czasu pracy co do minuty, ale na osiągniętych wynikach.
• Rozumna kontrola: jeżeli pracodawca jest zdeterminowany, aby kontrolować każdą minutę życia pracownika w godzinach wykonywania obowiązków, może to robić nie tylko w warunkach biurowych. W równie łatwy sposób zrobi to w trybie pracy przez internet w domu. Nawet darmowe oprogramowanie umożliwi przeprowadzenie skrupulatnego monitoringu działań. Warto jednak zadać sobie pytanie, czy jest to konieczne oraz w jaki sposób wpływa to na komfort pracy. Ostatecznie największe talenty wcale nie będą chciały być szpiegowanie przez jedną trzecią doby, a restrykcyjne podejście zgasi kreatywność i chęć szukania nieszablonowych rozwiązań. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi umożliwiających zdecydowanie mniej inwazyjną i skuteczną kontrolę pracy z domu. Warto przemyśleć swoje podejście i opracować skuteczny system wraz z pracownikami.
• Jasne zasady: współczesny biznes zakłada daleko idące partnerstwo. Podchodzenie do podwładnych jak do wrogów, szukających okazji do obijania się, w każdym przypadku doprowadza do kryzysu komunikacyjnego i – w najlepszym przypadku – znacznego ograniczenia efektywności. Opracowując zasady pracy przez internet w domu, warto jak najwięcej rozmawiać i wspólnie opracować zbiór reguł, które pozwolą na efektywne i nieograniczające wykonywanie obowiązków oraz weryfikowanie dokonań.
• Dobra organizacja: właściwa organizacja działań jest kluczem do sukcesu nie tylko w przypadku pracy z domu. W trybie home office zyskuje jednak szczególne znaczenie. Taka sytuacja nakłada na kadry zarządzające nowe zadania, z drugiej strony pozwala im jednocześnie zachować sporo sił w innych obszarach. Na szczęście odpowiednie zorganizowanie pracy przez internet w domu nie jest trudne, a do dyspozycji mamy naprawdę wiele ciekawych narzędzi.
• Skuteczne narzędzia: jeżeli o narzędziach mowa – współczesny rynek usług informatycznych dla biznesu ma nam bardzo dużo do zaoferowania. Znajdziemy tysiące programów i aplikacji ułatwiający pracę z domu zarówno przełożonym, jak i podwładnym. Z wielu z nich możemy przy tym korzystać bezpłatnie na wielu platformach. Właściwie wykorzystywane pozwolą odpowiednio zorganizować pracę, wymieniać się informacjami, raportować i planować następne działania. Wszystko, czego potrzebujemy, znajduje się w zasobach internetu. Fizyczna obecność w biurze coraz częściej jest po prostu przeżytkiem.

Pracownik i praca z domu: wsparcie jest wskazane

Chociaż większość z nas entuzjastycznie podchodzi do pracy przez internet w domu, czasami już w praniu okazuje się, że układ pozornie idealny wcale nie jest taki kolorowy. Szczególnie wyraźnie widać to w trakcie pandemii koronawirusa i towarzyszącej jej kwarantanny. Część osób, które jeszcze przed kilkoma miesiącami marzyły o nieograniczonym dostępie do pracy z domu, nie może doczekać się powrotu do biura. W niektórych przypadkach może się to wiązać nawet z konsekwencjami dla zdrowia psychicznego. Bardzo często złemu samopoczuciu można jednak zaradzić. Przede wszystkim warto oddzielić przestrzeń służbową od prywatnej: jest to wskazane nie tylko z perspektywy prawnej (aby poufne informacje nie wpadły w niepowołane ręce), ale również psychologicznej: pomoże nam to zachować wyraźne odgraniczenie pomiędzy pracą a czasem wolnym i przełoży się na efektywność. Poza tym w parze z pracą z domu powinna iść również aktywność innego rodzaju: spacery, bieganie, jeżdżenie na rowerze są wskazane nawet w trakcie pandemii. W ten sposób możemy znakomicie spożytkować czas zaoszczędzony chociażby na dojazdach. Nie można przy tym tracić kontaktu ze swoją firmą: łączy nas z nią w końcu coś więcej niż tylko umowa i przelewy. Starajmy się utrzymać relacje z kolegami i zadbajmy o odpowiednią komunikację. Pozwoli to na bardziej efektywne działania i wyeliminowanie poczucia alienacji.

Autor: Paweł Łaniewski