Jak zawierać umowy z nowymi pracownikami na odległość

Kwarantanna związana z globalną pandemią koronawirusa przede wszystkim wpłynęła na sposób prowadzenia firmy. Zatrudnianie nowych pracowników stało się trudniejsze, nie oznacza to jednak, że nie można skutecznie zawrzeć umowy na odległość.

W czasach kwarantanny wiele czynności, które do tej pory były stosunkowo łatwe, obrosło nowymi, nieznanymi do tej pory problemami. O ile z koniecznością pracy zdalnej jesteśmy sobie w stanie doskonale poradzić, nieco trudniej przebiega zwłaszcza regulowanie wszystkich formalności, wiążących się także ze skutkami prawnymi. Jedną z podstawowych z nich jest proces rekrutacji oraz zatrudniania nowych pracowników. Teamy HR wprawdzie świetnie wywiązują się ze swoich obowiązków, korzystając z narzędzi, które oferuje nam nowoczesna technologia, jednak jednym z pierwszych problemów staje się podpisanie umowy z nowo nabytym talentem. Do tej pory wystarczyło złożenie podpisów, teraz jest to często bardzo utrudnione lub wręcz niemożliwe. Choć ustawodawca nie wprowadził dodatkowych udogodnień w tym zakresie, już dotychczas obowiązujące prawo gwarantuje ważność umów zawieranych na odległość pod warunkiem zadbania o kwestie formalne.

Pracodawcy, którzy są zainteresowani zatrudnieniem nowego pracownika, powinni przede wszystkim zapoznać się z kodeksem pracy. W artykule 29 znajdziemy zapis stanowiący o konieczności jej zawarcia na piśmie oraz obowiązku przedstawienia również w formie pisemnej ustalenia dotyczącego stron umowy, jej warunków oraz rodzaju jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy. W kodeksie nie znajdziemy jednak bardziej szczegółowych informacji na ten temat. Interesujące nas zapisy pochodzą natomiast z kodeksu cywilnego, który jasno określa, że pod tego typem oświadczeniem woli powinny znaleźć się podpisy obu stron. O ile w zwykłych warunkach nie rodzi to dodatkowych problemów, zupełnie inaczej wygląda to w przypadku pandemii koronawirusa. Obecnie uzyskanie podpisu pracownika jest bardzo często skomplikowane, a poproszenie go o fizyczne spotkanie może nieść za sobą nie tylko skutki prawne, ale być przede wszystkim zagrożeniem dla zdrowia wielu osób. Nie oznacza to jednak, że umowy zawierane na odległość nie będą ważne. Trzeba przy tym dopilnować odpowiednich kwestii formalnych.

Artykuł 78 kodeksu cywilnego stanowi, że dochowanie formy pisemnej dokumentu jest możliwe, jeżeli znajduje się pod nim własnoręczny podpis stron. W paragrafie pierwszym znajdziemy jednak zapis, który w znacznie większym stopniu odpowiada dzisiejszym czasom i możliwościom, które daje nam nowoczesna technologia. Siłą rzeczy będzie również olbrzymim udogodnieniem dla pracodawców i pracowników, którzy chcieliby związać się umową na odległość, zwłaszcza w warunkach kwarantanny. Okazuje się, że możemy w tym celu skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a samo oświadczenie woli w formie elektronicznej jest równoznaczne z oświadczeniem woli w formie pisemnej. Umowa na odległość będzie zgodna z przepisami i wiążąca. Nie są przy tym potrzebne żadne dodatkowe formalności.

Oczywiście sporym problemem w takim przypadku będzie konieczność posiadania podpisu kwalifikowanego, który sam w sobie nie jest tani, a ponadto wiąże się z koniecznością dopełnienia dodatkowych procedur. Siłą rzeczy zdecydowanie częściej dysponują nim pracodawcy, z punktu widzenia pracowników nie są natomiast tak potrzebne. Przepisy ujęte w kodeksie pracy w art. 29 §2 pozwalają również na potwierdzenie przez pracodawcę w formie pisemnej ustaleń dotyczących rodzaju umowy oraz jej warunków. Na dobrą sprawę wystarczy więc, że to on posiada podpis kwalifikowany i prześle pracownikowi opatrzony nim dokument np. na adres e-mail. Pracownik ze swojej strony może złożyć podpis, korzystając z niezwykle powszechnego i prostego w obsłudze profilu zaufanego.

Zasadniczo aby zawrzeć umowę na odległość z nowym pracownikiem, pracodawca może skorzystać z czterech opcji, gwarantujących skuteczność tej procedury:

Warto przy tym zwrócić uwagę, że obowiązujące prawo nieco mało precyzyjnie podchodzi do samej kwestii ważności umowy o pracę. To, że nie zyska ona formy pisemnej, nie będzie wcale oznaczało, że nie obowiązuje. Decydujące będzie to, czy pracownik został dopuszczony do pracy. Zasadniczo rzecz biorąc, już ten fakt sprawia, że umowa wchodzi w życie. Nie oznacza to jednak, że można zrezygnować ze wskazanego w kodeksie pracy obowiązku: jest to równocześnie ciężkie pogwałcenie praw pracowniczych, za co – nawet jeżeli wynikło to w dobrej wierze, a więc np. chęci ograniczenia kontaktu z innymi ludźmi w okresie pandemii – grożą surowe konsekwencje. W praktyce istnieją dwa dobre sposoby na zawarcie umowy na odległość, a ostatecznie do naszej dyspozycji pozostają również usługi firm kurierskich oraz poczty. Warto z nich skorzystać, aby dopełnić pełni formalności i działać zgodnie z prawem. W tym kontekście szczególnie ważne jest również posiadanie fachowej wiedzy. Znakomitą okazją do wymiany doświadczeń i poznania praktycznych oraz teoretycznych sposobów na efektywne prowadzenie biznesu w trakcie pandemii i towarzyszącego jej kryzysu będzie wzięcie udziału w webcastach "Pulsu Biznesu": "Praca zdalna - jak uregulować zasady jej świadczenia" oraz "Pracodawca w walce z koronawirusem".

Autor: Paweł Łaniewski