O czym należy pamiętać planując wdrożenie systemu IT?

Inwestycja w nowoczesne systemy informatyczne to krok ku zdecydowanie wyższej efektywności i odkryciu nowych możliwości biznesowych. To jednak spore wyzwanie organizacyjne, nie tylko pod względem technicznym, ale również prawnym. Należy wobec tego dobrze się do niego przygotować.

fot. canva.com

Współczesny rynek usług IT dla biznesu jest bardzo rozbudowany. Oferuje z jednej strony narzędzia ułatwiające zarządzanie z firmą, z drugiej również zdecydowanie bardziej rozbudowane systemy, pozwalające na lepsze organizowanie prac np. działów produkcji czy magazynów. Kluczowe znaczenie dla biznesu zyskują także systemy zarządzania, takie jak systemy ERP, spoglądające na kwestie dysponowania zasobami kompleksowo. Niezależnie od typu narzędzi, samo wdrożenie wydaje się dosyć skomplikowanym procesem, który wymaga dużych nakładów pracy i finansów, jednocześnie jest także wyzwaniem organizacyjnym. Bardzo łatwo w tym okresie przegapić niektóre aspekty wdrożenia systemów IT w firmie, w tym te odnoszące się bezpośrednio do kwestii prawnych, regulujących z jednej strony współpracę z dostawcą, z drugiej również inne obowiązujące do tej pory umowy czy posiadane licencje.

Wdrożenie systemu IT: mała rewolucja w firmie

Transformacja cyfrowa biznesu nie bez przyczyny bywa przez niektórych określana mianem prawdziwej rewolucji. Odnosi się to przede wszystkim do zupełnie nowych schematów działania i konieczności wypracowania nowego podejścia do większości działań. Sam proces wdrożenia systemów IT często wiąże się także z dodatkowymi trudnościami, zwłaszcza jeżeli implementacja dotyczy systemów ERP, które mają objąć swoim działaniem wszystkie sektory funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wdrożenie jest bardzo często czasochłonne i kosztowne, co zniechęca część właścicieli firm do transformacji cyfrowej. Błędy pojawiające się w jego trakcie oraz bezpośrednio po nim mogą natomiast ograniczyć skuteczność działań i wpłynąć na brak możliwości osiągnięcia zakładanej efektywności. To dlatego tak ważne jest dobre przygotowanie się do wdrożenia systemu IT w firmie. Musi przy tym zakładać wiele czynników, w tym również tych odnoszących się do zagadnień prawnych.

Umowa wdrożeniowa: korzystaj z wiedzy prawników

Relacja pomiędzy przedsiębiorstwem planującym wdrożenie a dostawcą usług to szczególny dokument. Jej zawartość w znaczącym stopniu wpływa na to, jak będzie układać się współpraca, a to przekłada się bezpośrednio na rezultaty osiągnięte dzięki wdrożeniu. Nieprecyzyjne zapisy są częstą przyczyną nieporozumień, w niektórych przypadkach okazuje się natomiast, że źle skonstruowana umowa naraża jej strony na dodatkową odpowiedzialność albo uniemożliwia satysfakcjonującą transformację cyfrową firmy. To skomplikowane zagadnienie, które wymaga nie tylko wiedzy technicznej, ale również prawnej. Podczas konferencji Umowy wdrożeniowe na systemy IT - aspekty prawne i praktyczne doświadczeni prawnicy i konsultanci podzielą się sprawdzonymi radami na uregulowanie stosunków łączących przedsiębiorstwo i wdrożeniowca. Poznanie teoretycznych i praktycznych ram wdrożeń oraz analiza case studies pozwolą na świadome podejście do tego zagadnienia i wypracowanie relacji satysfakcjonującej dla obu stron.

Wdrożenie wymaga strategii

Implementacja systemów IT dla biznesu to złożony proces, który nie ogranicza się wyłącznie do samego wdrożenia rozwiązań. Zaczyna się zdecydowanie wcześniej i musi zostać poprzedzony skrupulatną analizą czynników biznesowych, w tym realnych potrzeb przedsiębiorstwa, problemów, jakie chce rozwiązać, oraz celów, jakie mają zostać osiągnięte dzięki systemom IT. Dobór odpowiedniego dostawcy odgrywa więc kluczową rolę. Warto zdecydować się na współpracę z podmiotem, który będzie gwarantował nie tylko odpowiednie wsparcie techniczne, ale charakteryzował się również rozległą wiedzą biznesową i rozumiał czynniki decydujące o rynkowym sukcesie. Z drugiej strony oddanie systemu do użytku nie oznacza zwieńczenia współpracy. Skuteczna implementacja jest nieodłącznie związana z zapewnieniem odpowiedniego szkolenia pracowników oraz rozwoju produktu, dzięki czemu ten będzie idealnie dostosowany do zmieniających się uwarunkowań i rynkowych oczekiwań. 

Do wdrożenia należy wobec tego bardzo dobrze się przygotować, a kluczowym punktem staje się weryfikacja potencjalnych partnerów, ich wcześniejszych realizacji oraz relacji, które nawiązali z innymi firmami. Na samym początku współpracy należy również zdefiniować zarówno krótko-, jak i długoterminowe cele oraz kolejne etapy współpracy, zakładające również rozwój narzędzi oraz niezbędne wsparcie w całym cyklu ich życia.

Kompleksowe podejście do umowy

Umowa wdrożeniowa to rozbudowany dokument, który w wielu przypadkach wiąże się również z bardzo wysokimi zobowiązaniami finansowymi. Nie ma w niej wobec tego miejsca na niedopatrzenia lub nieścisłości. Umowa o współpracy pomiędzy przedsiębiorstwem a wdrożeniowcem musi zakładać m.in.:

  • Przedmiot umowy,
  • Zakres prac,
  • Kwestie własności intelektualnej,
  • Kwestie odpowiedzialności, w tym kar umownych,
  • Odbiory poszczególnych etapów,
  • Termin realizacji konkretnych prac,
  • Zasady wypłaty wynagrodzenia dla dostawy,
  • Kwestie zakończenia realizacji umowy,
  • Inne usługi świadczone przez dostawcę.

Dokument jest wobec tego bardzo rozbudowany i odnosi się kompleksowo do relacji pomiędzy przedsiębiorstwem a firmą wdrożeniową. Im bardziej jest precyzyjny, tym bardziej satysfakcjonująco będzie prezentować się współpraca. 

Wdrożenie w duchu Agile: jeszcze bardziej wymagające

Nowoczesne środowisko biznesowe stawia nie tylko na nowoczesne rozwiązania informatyczne. Korzysta również z elastycznych form zarządzania, dzięki którym możliwa staje się jeszcze bardziej kreatywna praca oraz tworzenie innowacyjnych rozwiązań. Działanie zgodne z duchem Agile daje znakomite rezultaty, z drugiej strony może się to przełożyć na nieco bardziej utrudnione planowanie niż w tradycyjnym, „sztywnym” podejściu. Współpraca z dostawcą korzystającym ze zwinnego zarządzania nie musi być jednak utrudniona lub nieprzewidywalna (co odgrywa kluczową rolę np. w kontekście budżetu wdrożeniowego). W tym przypadku jeszcze więcej zależy jednak od prawidłowo skonstruowanej umowy, regulującej najważniejsze aspekty wdrożenia, w tym również odpowiednią komunikację czy ramy czasowe oraz finansowe.

Bezpieczeństwo danych 

Każda firma dysponuje olbrzymimi ilościami danych. Informacje są przy tym jednym z najważniejszych zasobów, decydujących o rynkowej sytuacji i możliwości sprawnego konkurowania. W dobie cyfrowych zagrożeń stają się również celem wielu ataków, a bezpieczeństwo danych staje się jednym z najważniejszych wyzwań stojących przed specjalistami IT i osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie przedsiębiorstwem. Kwestie zabezpieczenia informacji powinny być wobec tego nie tylko uwzględnione w ramach wdrażanego systemu zarządzania firmą, ale uregulowane również przez umowę wdrożeniową. W trakcie prac informacje mogą być w szczególny sposób narażone na niebezpieczeństwo, a często dotyczy to również danych osobowych lub wrażliwych. Umowa powinna więc uwzględniać również te kwestie i precyzować sposób przetwarzania informacji oraz ich zabezpieczenia.

Autor: Paweł Łaniewski

Sprawdź program konferencji "Umowy wdrożeniowe na systemy IT" >>

Dlaczego warto wziąć udział w naszych konferencjach?

14

ORGANIZUJEMY SZKOLENIA I EVENTY JUŻ OD 14 LAT

Lata doświadczenia

Dział konferencji „Pulsu Biznesu” istnieje od 2004 r. Kilkanaście lat doświadczeń i silna marka „Pulsu Biznesu”, pod którą odbywają się wydarzenia, sprawiły, że jesteśmy dziś czołowym organizatorem konferencji biznesowych skierowanych do wyższej kadry zarządzającej.

800

OD 2004 ROKU ZORGANIZOWALIŚMY PONAD 800 KONFERENCJI I WARSZTATÓW

Profesjonalizm w każdym calu

W ciągu roku kalendarzowego organizujemy ponad 50 konferencji, kongresów, warsztatów i debat, podczas których do dyskusji zapraszamy najlepszych mówców, wybitnych ekspertów i praktyków z poszczególnych branż.

20000

MOŻEMY SIĘ POCHWALIĆ TYLOMA KLIENTAMI Z PONAD 1000 FIRM

Tysiące zadowolonych klientów

Naszą ambicją jest kreowanie przedsięwzięć związanych z istotnymi, bieżącymi wydarzeniami w gospodarce, przewidywanie trendów oraz umożliwianie wymiany doświadczeń i dzielenia się wiedzą. Od 2004 roku zaufało nam już blisko 20 tys. uczestników.