O czym należy pamiętać podczas wdrażania przepisów o sygnalistach
Termin „sygnaliści” nie jest już chyba obcy żadnej organizacji w Polsce. Mimo że wciąż nie znamy ostatecznej wersji polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (czyli właśnie tzw. sygnalistów), wiemy już z jakimi wyzwaniami będą musieli zmierzyć się pracodawcy.
Więcej czasu na przygotowanie
Do tej pory jednym z największych z nich był krótki czas, w którym duże firmy (zatrudniające więcej niż 250 osób) miały dostosować się do nowych wymagań prawnych. W najnowszej wersji projektu ustawy z 4 lipca 2022 r., uwzgledniono postulaty pracodawców i wydłużono czas na wdrożenie nowych obowiązków do 2 miesięcy od dnia wejścia ustawy w życie.
Choć okres przejściowy obowiązywania ustawy będzie dłuższy niż wydawało się na początku, warto już teraz przygotować się na nadchodzące zmiany. Wielość obowiązków w tym zakresie może być bowiem dużym wyzwaniem dla firm – szczególnie jeśli weźmiemy pod uwagę szereg innych zmian prawnych (podatkowych, konsumenckich i z prawa pracy), które czekają nasze organizacje w najbliższym czasie.
Regulaminy, narzędzia, procedury – o co możemy zadbać już dziś?
Wśród najważniejszych obowiązków dot. sygnalistów należy wymienić obowiązek przygotowania i ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, określającego wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa stosowany przez pracodawcę. Treść takiego regulaminu można przygotować w większej części już teraz, w oparciu o przepisy Dyrektywy i projekt ustawy. Jeśli dana organizacja ma już z kolei wprowadzone odpowiednie procedury whistleblowing, warto poddać je weryfikacji i sprawdzić, czy nie przewidują one nadmiernych obowiązków, bądź czy spełniają wszystkie wymogi z nowych przepisów, szczególnie w zakresie terminów i form przyjmowania zgłoszeń oraz poufności danych.
Wśród pozostałych wymagań należy pamiętać szczególnie o konieczności prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Można w tym celu stworzyć własne narzędzie wewnętrzne lub skorzystać z dedykowanych rozwiązań dostępnych na rynku! Także do tego obowiązku warto organizacyjnie przygotować się już wcześniej, w tym zadbać o odpowiednie upoważnienia.
Zakres zgłoszeń sygnalistów w organizacji
Na tym etapie warto od razu zmierzyć się z pytaniem, czy w naszych organizacjach będziemy w tym szczególnym trybie rozpatrywać zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa pracy. Choć bowiem w powszechnej świadomości utrwaliło się, że ochrona sygnalistów związana jest z ochroną pracowników, zakres projektowanych przepisów jest zupełnie inny. Założeniem płynącym z Dyrektywy jest, że sygnaliści będą zgłaszać naruszenia jedynie w określonych obszarach prawa. W zakresie tym nie odnajdziemy naruszeń przepisów prawa pracy (np. zgłoszeń w zakresie mobbingu, dyskryminacji czy naruszaniu przepisów o czasie pracy). Choć nowe prawo daje możliwość rozszerzenia procedury ochrony sygnalistów także na takie zgłoszenia, nie będzie to obowiązkowe. Zakres obowiązywania nowych regulacji w naszych organizacjach będzie więc pierwszą kwestią, z którą należy się zmierzyć.
Ochrona zgłaszających
Uwagę poświęcić należy również zasadom ochrony, które ustawa przewiduje dla sygnalistów. Ochrona ta nie będzie bezwzględna i obowiązująca w każdym przypadku. Z całą pewnością pojawi się jednak ograniczenie możliwości postawienia sygnaliście zarzutu z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Warto wiedzieć, kiedy działania odwetowe będą wykluczone, a kiedy będziemy mogli jednak wyciągnąć konsekwencje za niesłuszne i nieuzasadnione zgłoszenie. Zakaz działań odwetowych będzie się także rozciągał na stosunki cywilnoprawne i relacje z kontrahenta-mi.
Sankcje – czyli dlaczego nie warto zwlekać z wprowadzeniem rozwiązań?
Do nowych obowiązków unijnych należy dostosować się nie tylko dlatego, że procedury w tym względzie są wymagane przez prawo i w swoim założeniu mają zagwarantować większe bezpieczeństwo zarówno dla firm jak i dla pracowników. Projekt ustawy przewiduje odpowiedzialność karną za niezastosowanie się do wymogów nowej ustawy m.in. karę grzywny, ograniczenia wolności albo do 3 lat pozbawienia wolności za utrudnianie dokonywania zgłoszenia, dokonywanie działań odwetowych wobec sygnalisty, naruszenie poufności tożsamości sygnalisty czy brak ustanowienia procedury wewnętrznej.
Na koniec zaznaczyć należy, że zmiany projektu ustawy z 4 lipca 2022 r. względem poprzednich wersji w większości mają charakter kosmetyczny lub redakcyjny, co może oznaczać, że zbliża się termin ostatecznego uchwalenia polskiej ustawy. Warto zarządzić procesem zgłoszeń sygnalistów już teraz i nie zostawiać tego na ostatnią chwilę. Zachęcamy zatem do zapoznania się z aktualnym projektem przepisów i zaprojektowania modelu wdrażającego nowe wymogi w Państwa organizacji.
adw. Klaudia Wasiak, Business Advisory Department, RK Legal
adw. Rafał Wyziński, partner w kancelarii RK Legal
