Jak wprowadzić agile do organizacji – 5 rad, które możesz wdrożyć od razu

Metodyka Agile cieszy się coraz większą popularnością. Skupia się przy tym przede wszystkim na kreatywności i elastyczności. Transformacja jest wymagająca, warto więc dobrze się do niej przygotować.

Współczesny rynek wymaga stosowania innowacyjnych rozwiązań. Dotyczy to przede wszystkim zarządzania, w tym zarządzania projektami oraz zespołami. Klasyczne metody, skupione na jednoznacznie zdefiniowanych planach, celach i hierarchii, okazują się po prostu źle dostosowane do jego wymagań. Szanse na osiągnięcie sukcesu mają jedynie te firmy, które we właściwy sposób wykorzystają potencjał posiadanych zasobów i będą poszukiwały oraz dostarczały coraz lepsze rozwiązania. Przykład wielu organizacji z całego świata – przede wszystkim tych z najbardziej innowacyjnych rynków – jednoznacznie udowadnia, że kluczem może stać się zastosowanie metodyki Agile. Jednocześnie jest to również spore wyzwanie, ponieważ błędy popełnione w trakcie wdrażania „zwinnych” metod i ich stosowania w codziennym życiu firmy mogą doprowadzić do totalnego chaosu i – co za tym idzie – obniżenia jej potencjału.

Agile: zwinność ponad wszystko

Chociaż metodyka Agile jest kompleksowym podejściem do zarządzania, skupiającym wiele zróżnicowanych podejść, a na jej temat powstało wiele opracowań, świetnie określa ją już sama nazwa, która wskazuje bezpośrednio na zwinność, stojącą u podstaw systemu. Tym samym Agile staje w kontrze do standardowych podejść, reprezentowanych chociażby przez Waterfall. Ten odzwierciedlał realia dawnego rynku, w którym decydującą rolę odgrywały jasno zdefiniowane cele, jednostki, hierarchia i skrupulatna realizacja planu. Takie podejście mogło być więc skuteczne – w ujęciu pojedynczego procesu czy konkretnego projektu – jednak w szerszym kontekście dławiło kreatywność i uniemożliwiało wychodzenie poza sztywno określone ramy. Współczesny rynek jest natomiast inny: często okazuje się, że porzucenie skostniałych struktur pozwala na odkrycie jeszcze bardziej innowacyjnych rozwiązań, a jednocześnie gwarantuje pracownikom większy komfort pracy oraz lepsze warunki rozwoju.

Przemyślana transformacja Agile

Nie może wobec tego dziwić, że coraz więcej organizacji (wbrew pozorom nie tylko tych skupionych na rynku IT), wybiera zwinne metodologie pracy. Jednocześnie transformacja w duchu Agile jest nie tylko perspektywiczna, ale również skomplikowana, choć na pozór może się wydawać, że sama w sobie jest intuicyjna i prosta. Takie podejście rodzi jednak wiele problemów i może trwale sparaliżować prace firmy. Zastosowanie metodyki Agile wymaga sporych kompetencji managerskich i – co bardzo ważne – znajomości zasad funkcjonowania wybranego frameworku. Przed przystąpieniem do transformacji warto przede wszystkim spojrzeć na nią kompleksowo i dobrze się do niej przygotować. Znakomitą okazją do zyskania praktycznej wiedzy będzie konferencja Chief Operating Officer Summit 2021, podczas której doświadczeni managerowie podzielą się skutecznymi sposobami na zarządzanie współczesnym przedsiębiorstwem i projektami oraz wdrożenie metodyki Agile w organizacji.

Przygotowania do transformacji

Przejście na metodykę Agile wiąże się przede wszystkim ze zmianą mentalności i podejścia do realizacji obowiązków. To nie tylko zmiana o charakterze organizacyjnym. Bardzo często ograniczenie się wyłączenie do tej perspektywy rodzi największe problemy i przekłada się na finalne fiasko tego olbrzymiego projektu. Proces transformacji jest szczególnie wymagający dla jej liderów. Ci powinni przede wszystkim charakteryzować się dużą wiedzą na temat metodyki Agile i konkretnego stylu działań, oraz prawidłowo dobrać go do potrzeb i możliwości wybranego podmiotu. Podczas transformacji Agile warto skupić się na 5 radach, które pomogą uniknąć błędów i sprawniej poruszać się w zupełnie nowych uwarunkowaniach.

1. Zrozumienie idei Agile

Zwinna transformacja nie jest możliwa, jeżeli organizacja – w tym kadry zarządzające – nie rozumieją, z czym wiąże się metodyka Agile oraz konkretny framework, który będzie wykorzystywany na co dzień w firmie. Bardzo łatwo o popełnienie takiego błędu oraz rozczarowanie związane zarówno z nowym sposobem funkcjonowania, jak i trudnościami, które są nieuniknione w okresie przejściowym. Przed podjęciem decyzji o implementacji metodyki Agile osoby odpowiedzialne powinny zdobyć na ten temat jak najbardziej kompleksową wiedzę. Tylko pełne zrozumienie zasad pracy i skali zmian pozwoli na podejmowanie racjonalnych wyborów i skuteczne przejście przez proces transformacji, a następnie czerpanie korzyści z zastosowania Agile.

2. Rezygnacja z półśrodków

Właściwe zastosowanie metodyki Agile nie jest wcale tak proste, jak mogłoby się pozornie wydawać. Wręcz przeciwnie: zagwarantowanie zwinności rodzi poważne problemy, a działanie w duchu Agile – na samym początku – będzie trudniejsze od funkcjonowania w doskonale wszystkim znanych (choć często nielubianych), ale transparentnych i dobrze przyswojonych rygorach. W związku z tym wiele firm decyduje się na selektywny wybór części rozwiązań, a odrzucenie tych, których implementacja rodzi początkowe problemy lub same w sobie wydają się zbyteczne. To oczywiście olbrzymi błąd, który zwykle przekłada się na obniżoną efektywność oraz brak zadowolenia z transformacji Agile. Wbrew pozorom to bardzo powszechna praktyka, a najbardziej wydajne podmioty od tych, które radzą sobie gorzej, często odróżnia właśnie podejście do metodyki Agile i stosowanie się do schematów obecnych w ramach konkretnego frameworku. Warto więc podejść do transformacji skrupulatnie i nie iść na żadne ustępstwa. Tylko wtedy będzie można w pełni docenić skuteczność metod Agile.

3. Edukacja zespołu

Oczywiście to, w jaki sposób firma wykorzysta potencjał zwinnych modeli zarządzania, zależy przede wszystkim do pracowników. Dla wielu z nich przejście na metodykę Agile może być sporym szokiem. Spłaszczenie hierarchii, brak miejsca dla tradycyjne pojmowanych liderów, zdecydowanie większa elastyczność i konieczność zrozumienia nowych terminów oraz procedur to bez wątpienia najtrudniejszy element całej transformacji. Zespoły powinny doskonale rozumieć potrzebę zmian, ich zakres oraz być umiejętnie wdrażane do nowych modeli działania. Dzięki temu uda się osiągnąć zakładane cele, unikając przy tym szoku poznawczego i chaosu.

4. Analiza własnych potrzeb

Tak jak w przypadku każdej innej biznesowej zmiany, również wdrażanie metodyki Agile powinno być poprzedzone skrupulatną analizą potrzeb, celów, problemów i możliwości. Pod uwagę należy wziąć przy tym przede wszystkim charakterystykę konkretnego rynku czy aktualną kulturę pracy panującą w organizacji. Sumienna analiza, uwzględniająca zarówno czynniki pozytywne, jak i negatywne, umożliwi dobranie właściwego frameworku oraz płynniejsze przejście przez trudny okres transformacji. Nieocenioną rolę będą pełnili w nim również liderzy zmiany, którzy powinni wyróżniać się wiedzą na temat metodyki Agile oraz rynkowym wyczuciem.

5. Wdrożenie to nie koniec

Agile to przede wszystkim zupełnie nowe spojrzenie na realizację projektów oraz pracę zespołów. Samo wdrożenie i „oficjalne” przejście na zwinne metody to jednak zaledwie początek zdecydowanie dłuższej i bardziej wymagającej drogi. Transformacja w duchu Agile w rzeczywistości zachodzi nieustannie. Nowy model działania musi wejść w krew organizacji i stać się zasadniczym aspektem jej funkcjonowania. Aby tak było, nie wystarczy jedynie realizować założeń wybranego frameworku, ale również podchodzić do nich bardzo sumiennie i monitorować sposób wykorzystania dostępnych narzędzi. Konieczne jest również wsłuchiwanie się w potrzeby i uwagi pracowników oraz jak najszybsze reagowanie na pojawiające się problemy. Dzięki temu metodyka Agile zapewni wysoką efektywność i będzie realnym wsparciem dla procesów.

Autor: Paweł Łaniewski, redaktor, Puls Biznesu