Jak uniknąć sporu z zagranicznym kontrahentem?

Współpraca międzynarodowa to olbrzymia szansa dla każdego biznesu, która otwiera go na zupełnie nowe perspektywy. Znalezienie sprawdzonych kontrahentów i zbudowanie z nimi odpowiedniej relacji jest jednak szczególnie trudne. Warto dowiedzieć się, jak zrobić to dobrze, aby uniknąć potencjalnych sporów.

fot. canva.com

Umiędzynarodowienie biznesu to jeden z podstawowych impulsów do dalszego rozwoju – dotyczy to zarówno konkretnego podmiotu, jak i całego rynku. Wielokrotnie okazuje się, że krajowe zasoby są po prostu ograniczone, w związku z czym konsekwentne poprawianie jakości świadczonych usług nie jest możliwe. Nawiązanie współpracy z zagranicznymi kontrahentami jest przy tym coraz prostsze: wynika to z jednej strony z udoskonalanych przepisów, mających na celu zapewnienie odpowiedniego środowiska do rozwoju podmiotów, a z drugiej z rozwijających się narzędzi, w tym przede wszystkim produktów cyfrowych, wspierających zarządzanie biznesem, komunikacją i zasobami. Przed podpisaniem wiążących zobowiązań należy wobec tego dowiedzieć się, w jaki sposób zbudować stabilną relację, która okaże się najlepszym zabezpieczeniem przed potencjalnym ryzykiem.

Współpraca z zagranicznym kontrahentem: szansa na rozwój

Jeszcze przed kilkoma dekadami współpraca międzynarodowa była zasadniczo zarezerwowana wyłącznie dla dużych i najaktywniejszych podmiotów. W przypadku mniejszych firm było to z jednej strony trudne ze względu na skomplikowane przepisy, z drugiej także zbyt ryzykowne. Obecnie sytuacja prezentuje się natomiast zupełnie inaczej. Nawiązywanie kontaktów biznesowych jest zdecydowanie prostsze, a wsparciem dla podejmowania współpracy z nowymi kontrahentami czy klientami są nie tylko coraz bardziej elastyczne i transparentne przepisy, ale również nowoczesne środki łączności, zapewniające dostęp do innowacyjnych narzędzi. Nie bez znaczenia pozostaje przy tym rozwój jednostek i organizacji – zarówno publicznych, jak i prywatnych – których celem jest wsparcie umiędzynarodowienia, efektywne pozyskiwanie kontrahentów czy odbiorców oraz rozwiązywanie potencjalnych problemów.

Zarządzanie ryzykiem w międzynarodowym środowisku

Podjęcie współpracy z zagranicznym kontrahentem to oczywiście nie tylko olbrzymie możliwości, ale również pewne ryzyko. Potencjalne problemy mogą wiązać się z różnymi typami odpowiedzialności, zarówno prawnej, jak i finansowej. W wielu przypadkach okazuje się również, że rozwiązywanie sporów jest nie tylko kosztowne, ale również po prostu pracochłonne, wymaga przy tym zaangażowania wielu ekspertów. Wobec tego, tak jak w każdym innym przypadku, najlepszym sposobem okazuje się podjęcie przemyślanych działań, pozwalających na przeciwdziałanie potencjalnym konfliktom i zbudowanie stabilnej relacji z zagranicznymi kontrahentami.

Weryfikacja kontrahenta

Oczywiście zdecydowanie najbardziej sprawdzonym sposobem na minimalizację ryzyka związanego z podjęciem współpracy z kontrahentem jest skrupulatna weryfikacja z jednej strony jego danych, z drugiej – aktualnej kondycji finansowej, posiadanych zobowiązań czy realizowanych projektów i innych współprac. O ile w przypadku podmiotów krajowych jest to bardzo często proste, a podstawowe informacje można uzyskać, np. weryfikując wpis w CEIDG czy dane w KRS, z nieco większymi problemami może wiązać się poznanie szczegółów na temat zagranicznych podmiotów. Wbrew pozorom nie zawsze musi to wiązać się ze zdecydowanie większymi nakładami pracy czy koniecznością angażowania zagranicznych ekspertów. Większość rozwiniętych państw prowadzi analogiczne do polskich bazy przedsiębiorców. Warte uwagi są także serwisy skupiające zdecydowanie bardziej rozbudowane informacje, uwzględniające np. raporty finansowe czy kontakty handlowe wybranych podmiotów. Jeżeli uzyskane dane wzbudzają wątpliwość lub trudno o ich uzyskanie, warto natomiast skontaktować się z ekspertami znającymi charakterystykę konkretnego rynku i dysponującymi odpowiednimi narzędziami. Im bardziej będzie rozbudowana analiza poprzedzająca podjęcie współpracy, tym mniejsze ryzyko pojawienia się potencjalnych problemów w przyszłości.

Sprawdź aktualne konferencje i webinary "Pulsu Biznesu" >>

Poznanie docelowego rynku

Kolejnym czynnikiem, który powinna wziąć pod uwagę firma decydująca się na nawiązanie międzynarodowej współpracy, jest szczegółowe zbadanie rynku, na którym operuje kontrahent. Różnice regionalne są w niektórych przypadkach znaczne, a brak znajomości uwarunkowań, które mogą wpłynąć na kondycję czy tryb pracy współpracownika, znacznie zwiększa potencjalne ryzyko. W tym celu warto przede wszystkim samodzielnie zbadać rynek, przyjęte praktyki i standardy, a także pojawiające się na nim możliwości oraz zagrożenia. Z drugiej strony bardzo pomocne może okazać się sięgnięcie po konsultacje. Te nie zawsze muszą wiązać się z wysokimi kosztami. Rozwój umiędzynarodowienia wspiera wiele publicznych organów, działających zarówno w kraju, jak i w docelowych państwach. Dzięki temu możliwa stanie się z jednej strony zdecydowanie lepsza eksploracja konkretnego rynku, a z drugiej również skorzystanie z dodatkowych możliwości, także tych powiązanych z pozyskaniem dodatkowych funduszy na rozwój.

Dobrze sporządzona umowa

Przemyślane i poddane szczegółowej analizie treści umów to podstawa stabilnego funkcjonowania podmiotu na rynku. Ten czynnik, co jasne, odgrywa jeszcze ważniejszą rolę w przypadku nawiązywania współpracy międzynarodowej, kiedy pod uwagę należy wziąć zdecydowanie więcej bardziej zróżnicowanych czynników. Nieprecyzyjne zapisy, które nie uwzględniają przy tym specyfiki funkcjonowania kontrahenta czy zagranicznego rynku, są bardzo dużym ryzykiem. W odpowiedni sposób należy więc oznaczyć m.in. przedmiot umowy, jej zakres, wynagrodzenie (wraz z walutą), sposób ponoszenia kosztów, zarządzania ryzykiem, dokonywania cesji praw z umowy czy zgłaszania reklamacji.

Sporym problemem – zwłaszcza dla firm nawiązujących współpracę międzynarodową po raz pierwszy – jest przy tym wybranie języka, w którym zostanie sporządzona umowa. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem staje się sporządzenie dokumentu w dwóch wersjach językowych, niekiedy – zwłaszcza kiedy żaden z nich nie należy do grona najczęściej wykorzystywanych języków w obrocie gospodarczym – warto również sporządzić trzecią wersję językową, np. w języku angielskim. Jednocześnie należy jednak zdefiniować wersję wiążącą strony, wobec czego zadbanie o jakość dokumentu (w tym jego tłumaczeń) oraz odpowiedni kształt zapisów to jeden z najważniejszych obowiązków podmiotu.

Jak uniknąć ryzyka przy podpisywaniu kontraktów międzynarodowych?

Kwestie odpowiedzialnści

Jednym z najważniejszych elementów umowy jest przy tym określenie, z jakiego porządku prawnego będą korzystać strony w przypadku potencjalnych konfliktów lub sporów oraz jaki sąd będzie zajmował się rozpatrywaniem sprawy. To, co jasne, kluczowy aspekt, które należy skrupulatnie przemyśleć i właściwie zdefiniować w treści umowy. Poza tym warto także przewidzieć określone i sprawne mechanizmy dotyczące arbitrażu i mediacji. Skorzystanie z tej opcji to w wielu przypadkach najbardziej skuteczny sposób na pozasądowe rozwiązanie sporów, który pozwala znacząco ograniczyć koszty oraz uprościć niezbędne procedury. 

Autor: Paweł Łaniewski

Dlaczego warto wziąć udział w naszych konferencjach?

14

ORGANIZUJEMY SZKOLENIA I EVENTY JUŻ OD 14 LAT

Lata doświadczenia

Dział konferencji „Pulsu Biznesu” istnieje od 2004 r. Kilkanaście lat doświadczeń i silna marka „Pulsu Biznesu”, pod którą odbywają się wydarzenia, sprawiły, że jesteśmy dziś czołowym organizatorem konferencji biznesowych skierowanych do wyższej kadry zarządzającej.

800

OD 2004 ROKU ZORGANIZOWALIŚMY PONAD 800 KONFERENCJI I WARSZTATÓW

Profesjonalizm w każdym calu

W ciągu roku kalendarzowego organizujemy ponad 50 konferencji, kongresów, warsztatów i debat, podczas których do dyskusji zapraszamy najlepszych mówców, wybitnych ekspertów i praktyków z poszczególnych branż.

20000

MOŻEMY SIĘ POCHWALIĆ TYLOMA KLIENTAMI Z PONAD 1000 FIRM

Tysiące zadowolonych klientów

Naszą ambicją jest kreowanie przedsięwzięć związanych z istotnymi, bieżącymi wydarzeniami w gospodarce, przewidywanie trendów oraz umożliwianie wymiany doświadczeń i dzielenia się wiedzą. Od 2004 roku zaufało nam już blisko 20 tys. uczestników.